אישורי הגעה לאירוע

תכנון אירוע זה דבר לא פשוט כלל שלוקח זמן רב, מאמץ רב וגם לא מעט כסף. יש כל כך הרבה דברים להתייחס אליהם ביניהם לבחור מקום מרשים, לבחור בגדים, לבחור אוכל, לסדר מקומות ישיבה, לתפעל המון ספקים, לסגור רשימת מוזמנים, לבחור מוסיקה, לבחור עיצוב, לעצב הזמנה ועוד. בין הדברים הללו נכללים גם אישורי הגעה לאירוע. העידן של היום הוא עידן בו דיגיטלי וכמעט כל דבר ניתן לעשות על ידי הטכנולוגיה. כך גם אישורי הגעה לאירוע. על כך נרחיב במאמר הבא.

מהם אישורי הגעה לאירוע?

אישורי הגעה לאירוע הוא שירות שנועד להעניק לחוגגי האירוע תמונת מצב הנוגעת לכמות המוזמנים שמתכננים להגיע לאירוע. בזכות אישורי הגעה לאירוע, החוגגים יכולים לדעת לכמה מנות להתחייב לאולם באופן מדויק יותר. בדרך כלל שירות אישורי הגעה לאירוע מוצע לחוגגי האירוע על ידי חברות אירועים שונות. כך חוגגי האירוע לא צריכים לרדוף אחרי המוזמנים שלהם על מנת לוודא מי מגיע ומי לא.

מה החשיבות של אישורי הגעה לאירוע?

אישורי הגעה הוא נושא שמעלה בבעלי אירועים רבים חששות מאחר וכל אירוע כרוך בהוצאות כספיות גדולות ותמיד עולה השאלה מי באמת יגיע והאם נצליח לעמוד במינימום האורחים שהתחייבנו אליו. לכן, אישורי הגעה לאירוע מאפשרים לכם לקבל תמונת מצב מדויקת ועדכנית יותר לגבי האירוע.

חשוב מאוד לבצע אישורי הגעה בזמן מתאים, לא הרבה זמן לפני האירוע, שכן, לא תמיד האורחים יודעים מה יהיה איתם חודשים מראש. כמו כן, אל תחכו לדקה 90 כי אז תצטרכו להתחייב בפני האולם לכמות אורחים מסוימת שלא בהכרח תהיה מדויקת.

כיום, קיימים שירותי אישורי הגעה לאירוע פשוטים שמאפשרים לכם לבצע את הפעולה בקלות מבלי מאמץ רב.

כיצד מתבצע שירות אישורי הגעה לאירוע?

כיום ניתן לבחור בין שלוש דרכים מרכזיות לאישורי הגעה לאירוע-

1. הודעת SMS –דרך בולטת במיוחד לאישורי הגעה לאירוע היא על ידי הודעת SMS. בשיטה זו, נשלחת למוזמנים שלכם הודעת SMS המכילה בדרך כלל לינק. כאשר המוזמנים שלכם ילחצו על הלינק הם יגיעו לאתר בו יוכלו לסמן מגיע/ לא מגיע/ אולי וכמה מתכננים להגיע.

היתרון המרכזי של אישורי הגעה לאירוע על ידי הודעת SMS הוא קלות הביצוע, המהירות והפשטות. למעשה אף אחד בתהליך לא מתאמץ המוזמנים יכולים בקלות לסמן האם הם מגיעים או לא ואתם יכולים בקלות לדעת כמה אורחים מתכננים להגיע מבלי מאמץ או הוצאה כספית גדולה.

עם זאת לאישורי הגעה לאירוע על ידי הודעת SMS יש חיסרון שכן אנשים רבים מתעלמים מהודעות SMS. כולנו מוצפים בהודעות לא רלוונטיות על לקיחת הלוואה, על משכנתאות וכדומה. לכן, כאשר האורחים יקבלו הודעה ממספר לא מזוהה הם יכולים בקלות להתעלם ממנה ואף למחוק אותה. כמו כן יש לקחת בחשבון שהאורחים המבוגרים עלולים להסתבך עם השירות שכן הוא לא מוכר להם.

2. טלפון –דרך נוספת לאישורי הגעה לאירוע היא על ידי שיחת טלפון. קיימות חברות אישורי הגעה רבות המציעות חבילות טלפוניות בגדלים שונים בהתאם לכמות שיחות הטלפון הנדרשות לאירוע שלכם. שיחת הטלפון מתבצעת על ידי מוקדנית שיושבת מול רשימת המוזמנים שלכם, מתקשרת אליהם ושואלת האם הם מגיעים לאירוע ואם כן כמה אנשים מגיעים.

היתרון של אישור הגעה לאירוע על ידי שיחת טלפון הוא שקיים בכך פן אישי יותר ורמת ההיענות של האורחים יכולים להיות גבוהה יותר מאשר בהודעה. ברוב המקרים המוזמנים יענו לשיחות הטלפון ויתנו למוקדנית תשובה באותו הרגע. כמו כן האורחים המבוגרים יוכלו בקלות לאשר הגעה או לא מבלי להסתבך.

החיסרון של שיחת הטלפון הוא המחיר, שכן שיחת טלפון תהיה יקרה יותר משליחת הודעה. אך נסו להתאים זאת לאופי האורחים שלכם ולחשוב מה ישתלם יותר.

3. הזמנה דיגיטלית – כיום ניתן להוסיף להזמנה דיגיטלית ממשק אישור הגעה. כאשר שולחים הזמנה דיגיטלית לאירוע עם ממשק אישור הגעה, האורחים יכולים לאשר הגעה בקלות ולעדכן כמה אורחים מגיעים. כך ניתן לדעת כמה אורחים צפויים להגיע לאירוע ולא צריך לרדוף אחרי האורחים בטלפונים אינסופיים על מנת לברר זאת.

אך מהי הזמנה דיגיטלית?

הזמנה דיגיטלית משמשת אותנו בדיוק כמו הזמנה מודפסת ותפקידה להעניק לאורחים שלנו פרטים לגבי האירוע הקרב. ההבדל העיקרי בין הזמנה מודפסת לבין הזמנה דיגיטלית הוא אמצעי השליחה. בעוד שאת ההזמנה המודפסת יש לשלוח בדואר או להתרוצץ ברחבי המדינה על מנת להעביר אותה לידי האורחים שלנו, את ההזמנה הדיגיטלית ניתן לשלוח בקלות לניידים או למיילים של כל המוזמנים שלנו. כך על ידי לחיצת כפתור פשוטה נוכל לשלוח את ההזמנה ולדעת שכולם קיבלו את ההזמנה בזמן.

הבחירה בהזמנה דיגיטלית כרוכה ביתרונות רבים ביניהם-

• אין הגבלה על התוכן- בהזמנה דיגיטלית אין הגבלה על כמות התוכן. תוכלו להוסיף מגוון פרטים שאתם רוצים, תמונות, סרטונים, קישורים כמו לדוגמא קישור לווייז ועוד מגוון אפשרויות.
• שליחה מהירה- הזמנה דיגיטלית ניתנת לשליחה בקלות ובמהירות על ידי הטלפונים הניידים.
• אין הגבלה על שליחת ההזמנה- אין הגבלה על שליחת ההזמנה הדיגיטלית ותוכלו לשלוח אותה אינספור פעמים לכל מי שתרצו.
• חיסכון בכסף- הדפסת הזמנות ושליחתן בדואר יכולה להיות עסק לא זול. לעומת זאת, שליחת הזמנות במייל או בוואטסאפ לא תעלה לכם כלל.
• יתרון סביבתי- כיום, המודעות לאיכות הסביבה ולמשמעות בשמירה עליה צוברת תאוצה. אנשים רבים מעוניינים לשמור על איכות הסביבה בלי לשנות את כל שגרת החיים שלהם לכך. בחירה בהזמנה דיגיטלית תורמת לכך. הזמנות מודפסות כוללות בזבוז רב של נייר ולעומת זאת, הזמנות דיגיטליות נשלחות באמצעים הדיגיטליים.

מתי נבצע אישורי הגעה לאירוע?

התשובה לכך פשוטה. כל אירוע הכולל מספר מוזמנים יחסית גדול יהיה יעיל וטוב יותר כאשר יתבצעו אישורי הגעה לאירוע. כמות מוזמנים של 500 אנשים יכולה להצטמצם ל-300 בקלות מה שיכול להשפיע משמעותית על ההוצאות של האירוע. אם בעלי האירוע יתכוננו ל-500 אנשים הם סתם יפסידו כסף ולכן לכל אירוע יש לבצע אישורי הגעה.

בסופו של דבר, אירוע הוא הוצאה כספית משמעותית ולכן ההמלצה שלנו היא להימנע מהוצאה על אנשים שלא מתכננים להגיע לאירוע. זאת תעשו על ידי אישורי הגעה לאירוע. כך תוכלו לדעת בקלות כמה אנשים מתכננים להגיע לאירוע ולהיערך בהתאם. בצורה זו תוכלו לחסוך אפילו אלפי שקלים.

אירועים שנהוג לבצע עבורם אישורי הגעה לאירוע-

• חתונה
• חינה
• מסיבת רווקים/ רווקות
• בר/ בת מצווה
• ברית/ה
• ימי הולדת
• ימי נישואין
• מסיבות גיוס/ שחרור
• ימי גיבוש לעובדים
• תערוכות סגורות
• כנסים

ועוד.

כמה עולה שירות אישורי הגעה לאירוע?

קשה לענות על השאלה הזו באופן חד משמעי כיוון שהמחירים משתנים בהתאם לגורמים שונים כמו כמות האורחים שלכם, באיזה סוג של שירות בחרתם (שיחת טלפון, הודעה SMS, הזמנה דיגיטלית) ועוד.

ברוב החברות שתבררו יהיה מינימום הזמנה, כאשר המחירים יכולים לנוע בין 100 שקלים מינימום לבין 200 או יותר, בהתאם לשירות שבחרתם.

יש לקחת בחשבון שככל שכמות האורחים גדולה יותר כך המחיר ליחיד יורד. כלומר, אם הזמנתם 200 אורחים, המחיר יכול להיות 2 שקלים להודעה ואם הזמנת 500 המחיר יכול לרדת לשקל וחצי.