עיצוב הזמנה לאירוע

אחד הדברים החשובים בהזמנה לאירוע הוא העיצוב שלה. האורחים מקבלים את ההזמנה ויכולים לקבל מידע רב רק על פי עיצוב ההזמנה. כך הם יכולים לקבל מושג לגבי אופי האירוע. אם תעצבו את ההזמנה לא נכון או שהכתב לא יהיה ברור או הצבעים לא יתאימו וכך יהיה קשה לקרוא את הפרטים, אתם מסתכנים בכך שהאורחים לא יבינו את פרטי ההזמנה. על עיצוב הזמנה לאירוע נרחיב במאמר הבא.

עיצוב הזמנה לאירוע- האם כדאי לבחור בהזמנה דיגיטלית?

התשובה היא כן. הזמנה דיגיטלית, בדיוק כמו הזמנה מודפסת, נועדה להזמין את החברים והמשפחות שלנו לאירוע שאנו חוגגים. ההבדל העיקרי בין השתיים, הוא שאת ההזמנה הדיגיטלית ניתן לשלוח בקלות לניידים או למיילים של כל המוזמנים שלנו. במקום להתרוצץ בכל המדינה או לקוות שההזמנות יגיעו בזמן על ידי דואר ישראל, נוכל לשלוח אותן בלחיצת כפתור פשוטה ולדעת שכולם קיבלו את ההזמנה בזמן.

להזמנה דיגיטלית יש יתרונות רבים על פני הזמנה דיגיטלית מודפסת:

• אישור הגעה- כאשר שולחים הזמנה דיגיטלית, האורחים יכולים לאשר הגעה בקלות ולעדכן כמה אורחים מגיעים, במידה ומדובר במשפחה או זוג. כך ניתן לדעת כמה אורחים צפויים להגיע לאירוע ולא צריך לרדוף אחרי האורחים בטלפונים על מנת לברר זאת.
• אין הגבלה על התוכן- לעומת הזמנה מודפסת בה אתם מוגבלים בכמות הטקסט שאתם יכולים להוסיף, על מנת לא לחרוג מגודל הזמנה ממוצע, בהזמנה דיגיטלית אין הגבלה על כמות התוכן. תוכלו להוסיף מגוון פרטים שאתם רוצים, תמונות, סרטונים, קישורים כמו לדוגמא קישור לווייז ועוד מגוון אפשרויות.
• שליחה מהירה- הזמנות מודפסות צריך לשלוח בדואר או להעביר ביד, מה שיכול להיות כאב ראש משמעותי ועלול לקחת זמן רב. הזמנה דיגיטלית לעומת זאת, ניתנת לשליחה בקלות ובמהירות על ידי הטלפונים הניידים.
• אין הגבלה על שליחת ההזמנה- כאשר אתם מעצבים הזמנה מודפסת, אתם צריכים להדפיס אותה על מנת לשלוח אותה. לשם כך, אתם צריכים לדעת כמה הזמנות להדפיס. במידה שהדפסתם יותר מידי, לא יהיה לכם מה לעשות עם השאריות ואילו במידה שלא הדפסתם מספיק לא יגיעו הזמנות לאורחים מסוימים. לעומת זאת, על ההזמנה הדיגיטלית אין הגבלה ותוכלו לשלוח אותה אינספור פעמים לכל מי שתרצו.
• חיסכון בכסף- כאשר בוחרים בהזמנה דיגיטלית יכולים לחסוך משמעותית בכסף. הדפסת הזמנות ושליחתן בדואר יכולה להיות עסק לא זול. לעומת זאת, שליחת הזמנות במייל או בוואטסאפ לא תעלה לכם כלל.
• יתרון סביבתי- יתרון נוסף ומשמעותי לא פחות מהקודמים הוא היתרון הסביבתי. כיום, המודעות לאיכות הסביבה ולמשמעות בשמירה עליה צוברת תאוצה. אנשים רבים מעוניינים לשמור על איכות הסביבה בלי לשנות את כל שגרת החיים שלהם לכך. בחירה בהזמנה דיגיטלית תורמת לכך. הזמנות מודפסות כוללות בזבוז רב של נייר ולעומת זאת, הזמנות דיגיטליות נשלחות באמצעים הדיגיטליים. כך לא נעשה שימוש בנייר ואתם יכולים לתרום למאבק הסביבתי.

מה חשוב בעיצוב הזמנה לאירוע?

עיצוב הוא אחד האלמנטים החשובים ביותר בהזמנות לאירוע. חשוב מאוד שהעיצוב יתאים לאופי האירוע ולאופי בעלי האירוע. אלמנטים שחשוב לקחת בחשבון בעיצוב הזמנה לאירוע-

1. עיצוב ברור ובולט –חשוב מאוד שהגרפיקה לא תהיה מטושטשת או שיהיה קשה לקרוא את פרטי ההזמנה בגלל צבעים שלא השתלבו נכון. חשוב שההזמנה תעוצב בצורה כזאת שכל אחד יוכל לקרוא אותה בקלות ולדלות ממנה את הפרטים הרלוונטיים בקלות. כמו כן, במידה שבחרתם בהזמנה דיגיטלית, חשוב מאוד הטקסט יהיה גדול וקריא. בדרך כלל הזמנה דיגיטלית נצפית בטלפונים ניידים, כלומר, לא במסכים גדולים במיוחד. לכן, חשוב שהכתב על ההזמנה יהיה גדול, קריא וברור על מנת שגם האורחים המבוגרים יוכלו לקרוא את תוכן ההזמנה בקלות.
2. סגנון העיצוב – קיימים מגוון סגנונות עיצוב שונים. ניתן לבחור בעיצוב בסגנון קלאסי או בסגנון חדשני כאשר בכל סגנון כזה יבואו לידי ביטוי אלמנטים שונים. לדוגמא בסגנון קלאסי בדרך כלל יהיה שימוש בצבע אחד או שניים ואילו בסגנון חדשני יהיה שימוש בפלטת צבעים עשירה יותר. לכן חשוב להחליט מראש מה הסגנון המבוקש ולהתאים את העיצוב אליו.
3. צבעים – פלטת הצבעים תעזור לכם לאפיין את אופי האירוע ואת אופי בעלי האירוע. חשוב מאוד להתאים נכון בין הצבעים ולבחור בצבעים שעובדים נכון ביחד. לדוגמא, תוכלו לבחור בצבעים משלימים כמו צהוב וסגול, כחול וכתום, אדום וירוק ועוד. ניתן לבחור בעיצוב הזמנה לאירוע על ידי צבעים חמים ( גווני אדום, כתום וצהוב) או על ידי צבעים קרים (כחול, ירוק וסגול). ניתן לבחור בצבעי מונוכרום, צבע אחד והגוונים שלו לדוגמא כחול אפור, כחול כהה, כחול, תכלת, ועוד.
4. רקע – רקע ההזמנה יכול להיות מאופיין בהתאם למה שבעלי האירוע אוהבים. זה יכול להיות קשור לתחביבים שלהם, לעבודה, לחברים ולכל דבר אחר. עם זאת, חשוב מאוד לא להעמיס על מנת שהרקע לא יהפוך לעיסה לא ברורה שמכבידה על הקורא לקרוא את התוכן החשוב.

עיצוב הזמנה לאירוע – דגשים חשובים

ביצירת ועיצוב הזמנה לאירוע יש לקחת בחשבון מספר דגשים חשובים-

• פרטים רלוונטיים – ישנם מספר פרטים שחשוב לכלול בהזמנה דיגיטלית-

שם בעלי האירוע (הזוג המתחתן, חתן בר המצווה, כלת בת המצווה וכדומה).

תאריך האירוע.

שעת קבלת קהל.

מקום האירוע (מומלץ כולל מפת הגעה או הוראות הגעה).

כל מידע רלוונטי נוסף כמו הסעה, האם יש קוד לבוש, האם צריך בגדים להחלפה ועוד.

• תמונות –כפי שציינו קודם, מומלץ לכלול תמונות מאחר וזה הופך את ההזמנה לאישית יותר. כמובן שאין על כך הכרח וכל אדם יכול לעשות לפי בחירתו. כאשר מדובר בהזמנות מודפסות, אנשים רבים מעדיפים לא להזמין תמונה, שכן לאחר האירוע רוב האורחים יזרקו את ההזמנה ואז התמונה תהיה בפח, מה שיכול להיות לא נעים במיוחד. לעומת זאת, בהזמנה דיגיטלית הדבר הנורא ביותר יהיה שימחקו את ההזמנה מהטלפון. כמובן שבהזמנות דיגיטליות אין הגבלה על כמות התוכן ותמיד תוכלו להוסיף יותר מתמונה אחת, סרטון, שיר ועוד.
• שליחת ההזמנה מראש – כאשר אתם שולחים את ההזמנה מספיק זמן מראש אתם מאפשרים לאורחים שלכם להיערך בהתאם. כך כל מי שצריך להשיג בייביסיטר יוכל לעשות זאת בזמן, האנשים שחשוב לכם שיגיעו יידעו בדיוק מתי האירוע ולא יקבעו דברים אחרים במקום. כמו כן, כאשר אתם שולחים את ההזמנה מספיק זמן מראש האורחים יוכלו להשיב לכם האם הם יוכלו להגיע או לא, ואתם תוכלו להעביר לאולם את כמות האנשים המדויקת. ההמלצה שלנו היא לשלוח את ההזמנה לפחות שלושה חודשים לפני תאריך האירוע, במיוחד אם האירוע מתוכנן לקיץ או לתקופת החגים בהן אנשים רבים קובעים חופשות וטסים לחו"ל.
• אמצעי שליחה –ישנם מספר אמצעים לשליחת הזמנה לאירוע-

הזמנה מודפסת-

• דואר- יש לקחת בחשבון עיכובים של הדואר ולכן חשוב לעשות זאת הרבה זמן מראש.
• להעביר ביד.

הזמנה דיגיטלית-

• וואטסאפ- אם אתם עורכים אירוע לקהל דתי בעיקר, כנראה ששליחה בוואטסאפ לא תתאים לכם.
• הודעת SMS- יש לקחת בחשבון כי בהודעות SMS לא ניתן להוסיף תמונות איכותיות או סרטונים.
• מייל- יש לקחת בחשבון כי יש אנשים שלא בודקים את המייל שלהם באופן תדיר ואולי יפספסו את ההזמנה שלכם.